دلایل انتخاب دستگاه حضور و غیاب
7 نکته کلیدی در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب که باید بدانید
در این پست قصد داریم با ارائه اطلاعاتی جامع در زمینه راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب، مسیری را فراهم آوریم تا شما براحتی بتوانید بر اساس نیاز مجموعه خود دستگاه مناسبی را تهیه کنید. گردانندگان و مدیران هر مجموعه ای اعم از ادارات، سازمان ها و… به منظور ایجاد یک نظام هدفمند برای ادامه فعالیت های خود، نیاز به داشتن یک برنامه ورود و خروج برای اعضاء خود می باشند، بنابراین نیاز به شیوه دقیق و کاربردی برای ثبت و نظارت دقیق بر ورود و خروج پرسنل می تواند از اصلی ترین عوامل در برقراری نظم به منظور ادامه چرخه فعالیت آن مجموعه باشد.
در واقع می توان گفت هدف اصلی و مزیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در هر مجموعه ای، نظارت دقیق بر ورود و خروج پرسنل می باشد که می تواند منجر به جلوگیری از تقلب در زمان تردد، امکان محاسبه راحتر حقوق و دستمزد، مشاهده لحظه ای اطلاعات و از همه مهمتر شفاف سازی روابط کارمندان و مدیران شود که در نهایت می تواند منجر به افزایش بهروری و کاهش هزینه های یک مجموعه بشود. به جرات می توان گفت به همین دلیل می باشد که امروزه شاهد استفاده گسترده از دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد در مجموعه های مختلف می باشیم. در این مقاله قصد داریم شما را با مهمترین معیارها برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب خوب آشنا کنیم.
مهمترین معیارها برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب چیست؟
الگوریتم شناسایی
در حال حاضر تنوع بینظیری از دستگاه های حضور و غیاب در بازار این محصولات وجود دارد که این تنوع از لحاظ شیوه احراز هویت افراد یا همان مکانیزم ثبت تردد توسط سیستم می باشد. در واقع این الگوریتم شناسایی محصول می باشد که عامل بوجود آورنده وجه تمایز دستگاه ها می باشد، در حال حاضر ثبت تردد با استفاده از الگوریتم های شناسایی از جمله کد، تکنولوژی بیومتریک و گاهی نیز به صورت ترکیبی انجام می پذیرد. اما ذکر این نکته حائز اهمیت می باشد که اولین و مهمترین معیار برای انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب، مکانی می باشد که قرار است دستگاه در آن مکان مورد استفاده قرار گیرد. همانطور که گفته شده کنترل و ثبت تردد در دستگاه های حضور و غیاب به سه شیوه کلی زیر صورت می پذیرد:
- ثبت تردد با استفاده از تکنولوژی بیومتریک (دستکاه حضور غیاب تشخیص چهره، اثر انگشت و….)
- ثبت تردد با کد
- ثبت تردد به صورت ترکیبی از دو تکنولوژی فوق
همانطور که اشاره شد، اولین و مهمترین معیاری که باید در حین انتخب و خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید، مکان مورد استفاده دستگاه می باشد. در واقع می خواهیم به این نکته اشاره کنیم که نمی توان برای مکان های مختلف از یک نسخه استفاده کرد و باید موارد مختلفی را در انتخاب دستگاه مد نظر گرفت.
پیش از خرید به این نکته توجه داشته باشید که آیا تنها یک روش احراز هویت برای مجموعه شما کافی می باشد؟ به طور مثال آیا تنها استفاده از روش اسکن اثر انگشت پاسخگوی نیاز شما است یا نیاز به استفاده از سایر شیوه های احراز هویت مانند الگوی چهره، عنبیه، دستکاه حضور غیاب اثر انگشت غیره می باشد. در بسیاری از سازمان ها به دلایل مختلف نیاز به استفاده از دستگاه هایی با چندین روش احراز هویت می باشد.
آیا به Access Control نیاز دارید؟
کنترل دسترسی به شما این امکان را می دهد برای قسمت های مختلف از سازمان خود، اعمال محدودیت دسترسی داشته باشید. به عنوان مثال در مراکز درمانی، تنها عده معدودی باید به قسمت آزمایشگاه تردد داشته باشند که با استفاده از از اکسس کنترل براحتی این محدودیت ها را اعمال کنید. در ادامه به چند مورد برای استفاده از اکسس کنترل اشاره می کینم:
- شرکت هایی که به جز کارمندان ورودی دیگری ندارند، بنابراین با اکسس کنترل می توان تنها به کارمندان اجاره تردد داد.
- در برخی از سازمان ها اتاق سرور تعبیه شده است، با استفاده از اکسس کنترل می توان محدودیت های امنیتی ایجاد کرد و تنها افراد مجاز امکان ورود به اتاق سرور را داشته باشند.
توجه داشته باشید که استفاده از اکسس کنترل تنها محدود به موارد فوق نمی باشد و بسته به نیاز سازمان ها و سطح امنیت می توان از دستگاه های حضور غیاب با اکسس کنترل استفاده نمود.
دستگاه حضور و غیاب برای کارگاه ها، کارخانجات و مراکز پزشکی
در محیط های صنعتی، کارگاهی حتی در طباخی ها به دلیل سختی کار یا استفاده از مواد شیمیایی ممکن است که اثر انگشت افراد بی اثر یا کم رنگ شود، در چنین مواردی احراز هویت افراد با مشکل روبرو می شود. بنابراین استفاده از دستگاه ساعت زنی اثر انگشتی برای این مکان ها گزینه مناسبی نمی باشد، هر چند این نوع از دستگاه های حضور و غیاب از امنیت شناسایی بالایی برخوردار می باشند اما این الگوریتم شناسایی نمی تواند برای این مکان ها پاسخ گو باشد.
این امر حتی می تواند در رابطه با مراکز پزشکی و درمانی و به طور کلی مکان هایی که امکان انتقال آلودگی وجود دارد نیز صدق کند، بنابراین دستگاه حضور و غیاب برای مراکز درمانی باید به گونه ای انتخاب شود که به صورت تماسی نباشد زیرا در غیر این صورت ممکن است به عنوان عاملی برای انتقال بیماری ها مبدل شود.
با توجه به مطالب ذکر شده می توان گفت بهترین گزینه برای چنین مکان هایی استفاده از دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره، کارتی بدون تماس و حتی به صورت ترکیبی می باشد. تا کنون شما متوجه شدید که چه نوع دستگاهی را برای چنین مکان هایی انتخاب کنید، اما به این نکته توجه داشته باشید که انتخاب نرم افزار حضور و غیاب متناسب با محیط کاری نیز از اهمیت ویژه ای برخودار می باشد، بخصوص در محیط های بیمارستانی و کارخانجات که دارای تعدد شیفت می باشیم، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب رایگان نمی تواند پاسخ گوی نیاز های مجموعه باشد و باید نرم افزار متناسب تهیه کرد که امکان تعریف شیفت های کاری را داشته باشد.
دستگاه حضور و غیاب مناسب برای ادارات
یکی دیگر از محیط هایی که استفاده از دستگاه ساعت زنی یا همان دستگاه های حضور و غیاب در آنها با استقبال خوبی مواجه شده است، ادارات می باشند. یکی از مهمترین ویژگی ادارات داشتن ساعات ورود و خروج مشخص و شیفت کاری ثابت می باشد. بنابراین در این محیط ها استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی و تشخیص چهره بهترین گزینه ها می باشد که با یک نرم افزار حضور و غیاب ساده همراه دستگاه می تواند کنترل و نظارت دقیقی بر تردد پرسنل و در نتیجه محاسبه راحتر حقوق و دستمزد پرسنل و کاهش هزینه ها داشته باشد.
البته ذکر این نکته خالی از لطف نمی باشد که با تعداد دستگاه حضور و غیاب باید متناسب با تعداد پرسنل مجموعه در نظر گرفته شود تا سرعت ثبت اطلاعات بالا رفته، در غیر این صورت با توجه به اینکه الگوریتم شناسایی بیومتریک نیاز به زمانی در حدود یک ثانیه دارد، ممکن است منجر به تشکیل صف های طولانی برای ثبت تردد شود.
دستگاه حضور و غیاب باشگاهی
باشگاه های ورزشی از جمله مراکزی می باشند که استفاده از اتوماسیون باشگاهی بسیار در آنها با استقبال خوبی برخوردار می باشد. به منظور کنترل تردد اعضاء و کاهش اعتبار آنها از دستگاه حضور و غیاب باشگاهی استفاده می شود که بسته به بودجه در نظر گرفته شده یا موارد مورد نظر مدیر باشگاه، یکی از انواع دستگاه حضور غیاب کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره یا به صورت ترکیبی مورد استفاده قرار گیرد. در این مراکز نیاز به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب باشگاهی متناسب می باشد که می تواند شامل اپلیکیشن باشگاهی نیز بوده تا فرد براحتی بتواند به برنامه ورزشی خود را بر روی اپلیکیشن دسترسی داشته باشد.
دستگاه حضور و غیاب مدارس و آموزشگاه ها
مدارس و آموزشگاه ها از جمله مراکزی می باشند که استفاده از دستگاه حضور و غیاب می تواند کمک بسزایی در مدیریت مجموعه ها داشته باشد. دستگاه حضور و غیاب در این مراکز باید به گونه ای انتخاب شود که علاوه بر امکان نظارت بر تردد پرسنل امکان نظارت و ثبت دقیق تردد دانش آموزان نیز باشد. در مدارس می توان از انواع الگوریتم شناسایی استفاده کرد اما بنظر می رسد استفاده از دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره می تواند بهترین گزینه باشد.
در مورد مدارس نرم افزار حضور و غیاب از مهمترین موارد می باشد، بهتر است نرم افزار متناسب با این مجموعه ها استفاده کرد و از نرم افزار پایه استفاده نشود. بهترین حالت نرم افزار حضور غیاب مدارس، از نوع تعاملی با والدین می باشد که به محض ثبت حضور یا عدم حضور دانش آموز در مدرسه، این مورد به صورت پیامکی برای والدین ارسال شود. مطاله این مطلب به شما پیشنهاد می شود : سیستم حضور و غیاب مدارس چیست؟
ظرفیت دستگاه حضور و غیاب
در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب مناسب برای هر مجموعه ای، بعد از الگوریتم شناسایی، یکی از مهمترین مواردی که باید مد نظر گرفته شود، ظرفیت ثبت کاربر و تردد در دستگاه می باشد. در واقع ظرفیت دستگاه یکی ازملاک های تعیین کننده قیمت دستگاه می باشد. بنابراین شما باید به این نکته توجه کنید که آیا میزان حافظه دستگاه با تعداد پرسنل مجموعه شما تناسب دارد یا خیر؟
به عنوان مثال یک کارخانه یا یک اداره با تعداد پرسنل بالا نیاز به دستگاهی دارد که علاوه بر ظرفیت بالای ثبت کاربر، دارای حافظه کافی برای ثبت تراکنش ها نیزنیز باشد. البته لازم بذکر می باشد که ظرفیت تردد از جمله عواملی نگران کننده محسوب نمی شود، زیرا با تخلیه اطلاعات در نرم افزار حضور و غیاب، می توان حافظه دستگاه را آزاد کرد.
در اینجا مثالی برای شما می آوریم تا این مسئله به خوبی روشن شود، فرض کنید شما یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی برای مجموعه خود خریداری کرده اید که دارای امکان ثبت 1000 اثر انگشت و 60،000 تراکنش می باشد، در صورت نیاز به تعریف هر 10 اثر انگشت پرسنل خود، این دستگاه نهایتا تا 100 پرسنل را پشتیبانی می کند و اگر هر پرسنل در روز یک ورود و یک خروج داشته باشد، دستگاه امکان ثبت تا 300 روز را خواهد داشت. برای خرید حضور و غیاب اثر انگشتی نانوتایم کلیک کنید.
روش تخلیه یا ارتباط با دستگاه
نقش اصلی دستگاه حضور و غیاب در سامانه اتوماسیون تردد، ثبت تردد ها می باشد که به منظور انجام عملیات های محاسباتی و تنظیم حقوق و دستمزد نیاز به انتقال اطلاعات بر روی نرم افزار حضور و غیاب می باشد. بنابراین شما باید متناسب با محیط کاری خود دستگاهی با شیوه ارتباطی یا تخلیه اطلاعات انتخاب نمائید. از جمله شیوه های تخلیه اطلاعات می توان به استفاده از پورت USB، کابل شبکه و WIFI اشاره کرد. در برخی از نمونه ها تنها روش تخلیه اطلاعاتی کابل شبکه و پورت یو اس بی می باشد و برخی از نمونه ها علاوه بر دو روش فوق از قابلیت اتصال WIFI برای تخلیه اطلاعات بهرمند هستند.
سرعت دستگاه و سایر تجهیزات جانبی
سرعت دستگاه حضور غیاب می تواند به حافظه دستگاه و نوع پردازنده مورد استفاده در دستگاه بستگی دارد. بنابراین در صورت نیاز به دستگاه حضور و غیاب در یک مجموعه بزرگ، حتما به مشخصات پردازنده دستگاه توجه داشته باشید تا با مشکل مواجه نشوید. زیرا در یک مجموعه بزرگ که تعداد بالایی از پرسنل دارد، ضعیف بودن پردازنده می تواند موجب اختلال در تردد پرسنل و ایجاد صف های طولانی شود که در واقع هدر رفت زمان مفید کاری می شود.
از دیگر عواملی که در حین خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آن توجه داشته باشید، دارا بودن باتری جانبی یا ساپورت باتری جانبی می باشد، این گزینه یکی از موارد مهم می باشد تا در صورت قطع برق، امکان استفاده از دستگاه همچنان وجود داشته باشد. اما یکی از مواردی که در حین خرید می توانید به آن توجه داشته باشید، قابلیت استفاده از دستگاه به عنوان اکسس کنترل یا همان دستگاه کنترل تردد می باشد.
شاید در ابتدای امر شما به این قابلیت نیاز نداشته باشید، اما در طی مسیر به این قابلیت نیاز داشته باشید. دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل U FACE 602 و دستگاه حضور و غیاب نانوتایم مدل MB800دو نمونه از محصولات برند نانو تایم می باشند که دارای قابلیت استفاده به عنوان اکسس کنترل را دارند. دارا بودن وب سرور داخلی یا ماژول کارتخوان نیز از مواردی می باشد که می تواند نیاز های مجموعه شما را با توجه به امکان بوجود آمدن تغییرات تامین نماید.
منبع: zkteco