ده نکته درباره‌ مستندسازی در روابط‌ عمومی

اینها تنها بخشی از بسیاری از عوارض جانبی مستندات هستند. مزایای این امر در سازمان ها از جمله روابط عمومی، اقدامات متعدد و ضروری و تخصصی است. اگر در یک واحد روابط عمومی کار می کنیم، چه سازمان ما بزرگ باشد و چه کوچک، باید مستندسازی یک کار را در نظر بگیریم و از انجام آن غافل نشویم. خوشبختانه ابزارهای تکنولوژیکی این امکان را فراهم کرده اند که بسیاری از بهانه ها در فرآیند مستندسازی کم رنگ شوند.

اما چند نکته:
مدیران و کارشناسانی که به مستندسازی اهتمام می ورزند اهداف مشخصی دارند و برای رسیدن به این اهداف سعی می کنند کمترین هزینه مالی و معنوی را به سازمان خود تحمیل کنند. به عبارت دیگر اطلاعات و اسناد دارایی های سازمانی محسوب می شوند.
آنها به کار متخصصان اعتقاد دارند و با بایگانی و مستندسازی برنامه ها و اقدامات خود در مراحل مطالعه، شناخت، تحلیل شرایط موجود، طراحی وضعیت مطلوب و اقدامات عملی، امکان بررسی، انتقاد و اظهار نظر سایر کارشناسان را رعایت می کنند. . در واقع با ذخیره تجربیات خود این امکان را برای دیگران به ویژه نسل های آینده فراهم می کنند که با آزمون و خطای کمتری از مسئولیت های خود استفاده کنند.

مستندسازی یکی از روش‌های زمان‌شناسی و زمینه داستان‌گویی است. روابط عمومی مستند دسترسی نسل های آینده به تاریخ منطقه را آسان می کند و بلای تحریف تاریخ تا حد زیادی کارایی خود را از دست خواهد داد.
روابط عمومی متخصصی که اهمیت مستندسازی را درک کند، راوی صادقی از شکل گیری، بلوغ و کمال هویت و بی هویتی سازمان خواهد بود. راه رفع کاستی تاریخی استاندارد نبودن فعالیت های روابط عمومی در سازمان ها ناگزیر از مستندسازی می گذرد.

وظیفه و بار مستندسازی فعالیت تمامی واحدهای سازمانی نباید بر دوش روابط عمومی باشد، بلکه روابط عمومی به عنوان یک واحد تخصصی باید به سایر واحدها کمک کند و البته گزارش نهایی سازمان را در قالب تولیدی فاخر و با کیفیت ارائه کند. .
مستندسازی را با دید باز و بدون دخالت در علایق و سلایق شخصی و گروهی انجام دهید. اگرچه فناوری های جدید تولید، ثبت، پردازش و بهره برداری از اسناد را تسهیل کرده است، اما آموزش و استفاده از نیروی انسانی متخصص در این زمینه باعث ارتقای امنیت و کیفیت عملیات می شود.

مستندسازی مد نیست. معمولاً بسیاری از کارکنان سازمان به اهمیت این کار پی نمی برند و حتی ممکن است با آن مخالفت کنند. معرفی مدیران و کارکنان سازمان در قالب سمینارهای آموزشی با نتایج مستندات.

ارزیابی عملکرد واحدهای خود در ستاد و رده‌های سازمان به‌ویژه در سطح استان، اعتبار بخشیدن به مستندات اقدامات آنها و تشویق آنها.

* مدیر مسئول ماهنامه مدیریت ارتباطات / سرمقاله شماره 139 ماهنامه مدیریت ارتباطات